{"id":3266,"date":"2024-02-14T10:41:12","date_gmt":"2024-02-14T09:41:12","guid":{"rendered":"https:\/\/www.studioprosdocimo.com\/it\/?p=3266"},"modified":"2024-02-14T10:41:14","modified_gmt":"2024-02-14T09:41:14","slug":"videosorveglianza-in-azienda-norme-e-adempimenti","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.studioprosdocimo.com\/it\/videosorveglianza-in-azienda-norme-e-adempimenti\/","title":{"rendered":"Videosorveglianza in azienda: norme e adempimenti"},"content":{"rendered":"\n
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L\u2019installazione di impianti di videosorveglianza in ambito aziendale\u00a0ha numerose\u00a0implicazioni normative\u00a0e obbliga\u00a0l\u2019imprenditore\u00a0ad adottare una serie di adempimenti per\u00a0tutelare i diritti dei lavoratori\u00a0e degli\u00a0interessati\u00a0di cui tratta i\u00a0dati personali. Le norme che vengono in evidenza sono numerose, alcune anche accompagnate da sanzioni piuttosto severe, per questo motivo \u00e8 fondamentale attivarsi prima della progettazione e dell\u2019accensione dell\u2019impianto.<\/span><\/p>\n

Le ragioni che spingono un imprenditore all\u2019acquisto e all\u2019installazione di un impianto di videosorveglianza possono essere varie, a partire dalla\u00a0tutela del patrimonio aziendale, alla\u00a0tutela della salute e sicurezza sui luoghi di lavoro\u00a0e ad esigenze di\u00a0ottimizzazione della produzione.<\/span><\/p>\n

Il nostro ordinamento ha previsto una serie di\u00a0norme specifiche\u00a0a tutela dei diritti delle persone fisiche e dei lavoratori perch\u00e9 l\u2019utilizzo di questi strumenti tecnologici avvenga\u00a0in modo lecito e non troppo invasivo. I due temi principali che vengono sollevati dalla videosorveglianza in azienda sono il\u00a0trattamento dati personali\u00a0che le immagini raccolte generano e\u00a0il potenziale controllo a distanza dei lavoratori\u00a0che pu\u00f2 essere realizzato attraverso l\u2019utilizzo delle telecamere.<\/span><\/p>\n

Partendo dal tema relativo alla\u00a0privacy, bisogna premettere che\u00a0la raccolta di immagini\u00a0(fotografie o video) che ritraggano persone fisiche identificabili d\u00e0 luogo a un\u00a0trattamento di dati personali\u00a0riferiti agli interessati che vengono ripresi.<\/span><\/p>\n

E\u2019 necessario che le immagini siano riprese da una distanza che consenta\u00a0l\u2019identificazione delle persone\u00a0perch\u00e9 queste siano\u00a0rilevanti in materia di privacy\u00a0e comportino l\u2019applicazione del\u00a0Regolamento Europeo n. 679 del 2016 \u2013 General Data Protection Regulation \u2013 GDPR e del D.Lgs. 196\/2003<\/i>\u00a0come novellato dal D.Lgs. 101\/2018, oltre che di tutti i Provvedimenti dell\u2019Autorit\u00e0 Garante.<\/span><\/p>\n

Molto interessanti ed esaustive sul punto sono poi le \u201cLinee Guida 3\/2019 sul trattamento dei dati personali attraverso dispositivi video dell\u2019European Data Protection Board \u2013 EDPB<\/i>\u201d adottate il 29 gennaio 2020.<\/span><\/p>\n

Non \u00e8 soggetta all\u2019applicazione delle norme\u00a0descritte la ripresa delle\u00a0immagini effettuata da grandi distanze\u00a0che non dia la\u00a0possibilit\u00e0 di riconoscere i soggetti\u00a0che vengono ritratti, verrebbe infatti meno il requisito dell\u2019identificabilit\u00e0. Il limite all\u2019applicabilit\u00e0 della normativa privacy poi \u00e8 costituito dall\u2019utilizzo in ambito domestico per finalit\u00e0 strettamente personali delle immagini. Quindi ciascuno di noi che installa una videocamera all\u2019interno della propria abitazione o del proprio giardino, senza che questa vada a riprendere aree ad accesso pubblico.<\/span><\/p>\n

Qualsiasi impianto di videosorveglianza installato\u00a0in ambito professionale, in azienda o all\u2019interno di un esercizio commerciale o anche in uno spazio esterno aperto al pubblico, genera un trattamento di dati personali che deve essere\u00a0regolato a cura del Titolare del trattamento, che generalmente \u00e8 da considerarsi l\u2019azienda stessa nella persona del\u00a0legale rappresentante o del consigliere delegato\u00a0a cui \u00e8 stata attribuita delega specifica (notarile) circa la\u00a0compliance in materia di privacy.<\/span><\/p>\n

Ho fatto riferimento in apertura al fatto che sia necessario\u00a0attivarsi gi\u00e0 in fase di progettazione dell\u2019impianto, poich\u00e9 in ossequio al principio della \u201c\u00a0privacy by design<\/i>\u00a0\u201d anche il\u00a0dimensionamento\u00a0e il\u00a0posizionamento\u00a0delle telecamere ha una sua\u00a0rilevanza specifica. In caso contrario ci si potrebbe trovare davanti ad un impianto che magari \u00e8 stato sovradimensionato rispetto alle esigenze specifiche per cui \u00e8 stato adottato oppure che riprende direttamente postazioni di lavoro di lavoratori dipendenti o magari porzioni troppo ampie di pubblica via adiacente agli ingressi da controllare.<\/span><\/p>\n

Per questi motivi il\u00a0supporto di conformit\u00e0\u00a0normativa dovr\u00e0 partire dalla\u00a0progettazione, per evitare di dover effettuare interventi correttivi molto costosi una volta\u00a0ricevute le contestazioni da parte delle autorit\u00e0 pubbliche di controllo, nella fattispecie\u00a0Guardia di Finanza<\/i>\u00a0per quanto attiene alla\u00a0privacy<\/i>\u00a0e\u00a0Ispettorato del Lavoro<\/i>\u00a0per quanto attiene al\u00a0controllo a distanza dei lavoratori<\/i>.<\/span><\/p>\n

Il progettista dovr\u00e0 dimensionare l\u2019impianto rispettando il\u00a0principio di \u201cminimizzazione<\/i>\u201d dei dati personali\u00a0limitando il\u00a0numero di telecamere\u00a0e limitando altres\u00ec gli\u00a0angoli di ripresa\u00a0a quanto\u00a0necessario per perseguire la finalit\u00e0 per cui l\u2019impianto \u00e8 stato installato. Dovr\u00e0 evitare anche di installare telecamere all\u2019interno di aree in cui sia vietato l\u2019utilizzo, come servizi igienici o spogliatoi.<\/span><\/p>\n

Partendo dall\u2019acquisizione delle immagini, \u00e8 necessario, in ossequio a quanto disposto dall\u2019art. 13 del GDPR, procedere ad\u00a0informare l\u2019interessato del trattamento di dati che lo riguarda, affiggendo\u00a0l\u2019informativa\u00a0in un\u00a0luogo che preceda l\u2019area videosorvegliata, in modo da dare la possibilit\u00e0 all\u2019interessato di scegliere se essere oggetto di videoripresa oppure no.<\/span><\/p>\n

Quindi le informative\u00a0dovranno essere posizionate in modo corretto prima dell\u2019accesso all\u2019area videosorvegliata, gi\u00e0 magari all\u2019esterno del perimetro aziendale in corrispondenza degli accessi. E non \u00e8 necessario, come spesso si vede, tappezzare tutti i muri dell\u2019azienda con l\u2019informativa, magari gi\u00e0 all\u2019interno di aree videosorvegliante, visto che a quel punto il soggetto sar\u00e0 gi\u00e0 stato ripreso e quindi l\u2019informativa risulter\u00e0 tardiva e ridondante rispetto alla finalit\u00e0 che si prefigge.<\/span><\/p>\n

Per quanto attiene alla\u00a0cartellonistica sintetica dotata di pittogramma, \u00e8 disponibile un\u00a0fac-simile<\/a>\u00a0<\/i>sul sito dell\u2019Autorit\u00e0 Garante\u00a0che si consiglia di utilizzare, previa compilazione con i dati di contatto del Titolare del trattamento.<\/span><\/p>\n

Sar\u00e0 anche necessario predisporre\u00a0un\u2019informativa diffusa\u00a0con tutti i contenuti previsti\u00a0dall\u2019art. 13 del GDPR\u00a0da affiggere in bacheca o rendere disponibile in altro luogo\u00a0facilmente raggiungibile, nonch\u00e9 magari all\u2019interno dell\u2019intranet aziendale in area dedicata alla privacy. L\u2019utilizzo di cartellonistica acquistata in ferramenta non compilata con i dati di contatto del Titolare e\u00a0senza le indicazioni previste dal Garante\u00a0non assolver\u00e0 compiutamente all\u2019obbligo normativo e potr\u00e0\u00a0esporre il Titolare a sanzioni.<\/span><\/p>\n

Visto che la videosorveglianza genera, come abbiamo visto, un trattamento di dati personali, bisogna individuare\u00a0la base giuridica di tale trattamento\u00a0nel legittimo interesse del Titolare, ai sensi dell\u2019art. 6 comma 1 lettera f) del GDPR,<\/span><\/p>\n

\u201c\u2026a condizione che non prevalgano i diritti o le libert\u00e0 fondamentali dell\u2019interessato che richiedono la protezione dei dati personali, in particolare se l\u2019interessato \u00e8 un minore\u201d.<\/i>\u00a0<\/span><\/p>\n

L\u2019interesse del Titolare di\u00a0proteggere il proprio patrimonio, di garantire la\u00a0sicurezza dei luoghi di lavoro\u00a0o le proprie\u00a0esigenze produttive\u00a0deve essere considerato\u00a0legittimo, ma solamente laddove sia stato oggetto di una\u00a0LIA\u00a0\u2013\u00a0Legitimate Interest Assesment<\/i>\u00a0, redatta per iscritto il cui risultato relativo al\u00a0bilanciamento di interessi\u00a0delle parti coinvolte abbia dato\u00a0esito positivo.<\/span><\/p>\n

L\u2019accesso alle immagini\u00a0provenienti dall\u2019impianto dovr\u00e0 essere limitato al\u00a0minor numero di soggetti autorizzati possibile, incaricati per iscritto e sottoposti a\u00a0formazione specifica\u00a0relativa alle\u00a0implicazioni privacy della videosorveglianza.<\/span><\/p>\n

Questo per garantire che gli addetti che accedono alle immagini abbiano ben chiari i\u00a0limiti\u00a0e le\u00a0corrette modalit\u00e0\u00a0di trattamento dei dati personali raccolti e vengano cos\u00ec\u00a0minimizzati i rischi di trattamento illecito.<\/span><\/p>\n

Questo naturalmente sia\u00a0nel caso in cui non ci sia registrazione, sia a maggior ragione, nel caso in cui\u00a0le immagini vengano registrate su supporto digitale.<\/span><\/p>\n

Per quanto attiene alla\u00a0registrazione e conservazione delle immagini, tema sempre di grande attualit\u00e0, questa deve essere\u00a0limitata a quanto necessario per perseguire la finalit\u00e0 prefissata, quindi generalmente\u00a0in ambito aziendale\u00a0a\u00a024\/48 ore dalla raccolta, salvo periodi di\u00a0conservazione pi\u00f9 lunghi\u00a0in corrispondenza di\u00a0chiusure aziendali.<\/span><\/p>\n

Normalmente la scoperta di accessi abusivi o comportamenti anomali avviene entro un termine breve di uno o due giorni, talvolta per\u00f2 potrebbero essere ipotizzati periodi di conservazione pi\u00f9 lunghi in relazione a specifiche esigenze produttive aziendali. Star\u00e0 sempre al Titolare giustificare tali\u00a0periodi di conservazione estesi all\u2019interno della LIA, giustificando la maggior conservazione per iscritto.<\/span><\/p>\n

Anche all\u2019interno del\u00a0Registro delle attivit\u00e0 di trattamento del Titolare\u00a0dovr\u00e0 essere inserito\u00a0il trattamento dati relativo alla videosorveglianza\u00a0indicando dettagliatamente le sue caratteristiche come prescritto all\u2019interno dell\u2019art. 30 del GDPR. Nel caso in cui ci siano modifiche sostanziali al trattamento, il Registro dovr\u00e0 essere aggiornato nelle parti non pi\u00f9 attuali, essendo uno\u00a0strumento \u201cvivo<\/i>\u201d\u00a0che deve rappresentare sempre la situazione di fatto in quel momento presente in azienda.<\/span><\/p>\n

Nel caso in cui poi ci si avvalga di una\u00a0societ\u00e0 esterna\u00a0che fornisca il servizio di manutenzione e assistenza dell\u2019impianto di videosorveglianza o che fornisca un vero e proprio\u00a0servizio di sorveglianza da remoto in\u00a0outsourcing<\/i>\u00a0, essendo che questi soggetti svolgono\u00a0attivit\u00e0 di trattamento \u201cper conto<\/i>\u201d del Titolare\u00a0in senso tecnico giuridico ai sensi dell\u2019art. 28 del GDPR, dovranno essere nominati\u00a0Responsabili del trattamento\u00a0sottoscrivendo un\u00a0accordo di nomina specifico\u00a0(\u00a0DPA \u2013 Data Protection Agreement<\/i>\u00a0).<\/span><\/p>\n

All\u2019interno dell\u2019accordo dovranno essere specificati i\u00a0diritti e i doveri delle parti\u00a0in relazione ai\u00a0trattamenti di dati\u00a0(immagini<\/i>)\u00a0esternalizzati\u00a0e il Titolare sar\u00e0 chiamato a verificare il\u00a0livello di affidabilit\u00e0 del fornitore\u00a0e a fornire\u00a0indicazioni operative su come trattare i dati.<\/span><\/p>\n

E in merito al rispetto delle indicazioni fornite, ove previsto in contratto, potr\u00e0 anche effettuare\u00a0verifiche periodiche di conformit\u00e0. Naturalmente laddove questi diritti di verifica siano sanciti in contratto, dovranno anche trovare esecuzione al fine di evitare che\u00a0in caso di omesso controllo e comportamenti difformi da parte del Responsabile,\u00a0il Titolare possa essere soggetto alla c.d. \u201cculpa in vigilando<\/i>\u201d. Troppe volte abbiamo assistito a contratti di nomina a Responsabile in cui si stabilivano obblighi stringenti, salvo poi lasciarli morire in un cassetto senza dare alcuna esecuzione a quanto inserito con leggerezza.<\/span><\/p>\n

Passando ad una rapida disamina di quanto prescritto\u00a0dall\u2019art. 4 comma 2 dello Statuto del Lavoratori (Legge 300 del 1970)\u00a0in tema di\u00a0controlli a distanza dei lavoratori, l\u2019articolo recita che \u201cGli impianti audiovisivi e gli altri strumenti dai quali derivi anche la possibilit\u00e0 di\u00a0controllo a distanza dell\u2019attivit\u00e0 dei lavoratori\u00a0possono essere impiegati\u00a0esclusivamente per esigenze organizzative e produttive, per la\u00a0sicurezza del lavoro e per la tutela del patrimonio aziendale\u00a0e possono essere\u00a0installati previo accordo collettivo\u00a0stipulato dalla rappresentanza sindacale unitaria o dalle rappresentanze sindacali aziendali<\/i>\u201d.<\/span><\/p>\n

In mancanza di tale accordo gli impianti possono essere installati previa autorizzazione da parte della\u00a0sede territoriale dell\u2019Ispettorato Nazionale del Lavoro. Questa norma mira a evitare che gli impianti di videosorveglianza possano essere utilizzati per una valutazione qualitativa e quantitativa della prestazione lavorativa del dipendente, certamente vietata.<\/span><\/p>\n

Pertanto il datore di lavoro, ove presenti rappresentanze sindacali aziendali, dovr\u00e0 stipulare un accordo relativo all\u2019impianto installato, concordando con la componente sindacale struttura e modalit\u00e0 di funzionamento dell\u2019impianto. In caso invece di mancato accordo, dovr\u00e0 presentare istanza di autorizzazione all\u2019Ispettorato Nazionale del Lavoro (utilizzando la modulistica presente sul sito di ciascuna direzione provinciale) e, previa verifica delle caratteristiche dell\u2019impianto, ottenere formale autorizzazione all\u2019installazione.<\/span><\/p>\n

Come risulta evidente sia in termini di trattamento dati personali, sia in termini di controllo a distanza dei lavoratori,\u00a0il consenso espresso dall\u2019interessato\/lavoratore subordinato non risulta essere la \u201cbase giuridica<\/i>\u201d\u00a0per cui l\u2019azienda pu\u00f2 avvalersi delle telecamere. In entrambi i casi il consenso del lavoratore risulterebbe certamente\u00a0viziato dalla posizione di subordinazione\u00a0in cui si trova in relazione al contratto di lavoro che ha sottoscritto all\u2019atto dell\u2019assunzione.<\/span><\/p>\n

L\u2019utilizzo della videosorveglianza in azienda ha quindi\u00a0numerose conseguenze legali\u00a0per titolare del trattamento e datore di lavoro che, ove non adottino tutti gli adempimenti prescritti dalla normativa obbligatoria, saranno\u00a0soggetti a sanzioni molto rilevanti, anche di natura penale.<\/span><\/p>\n<\/div>\n\n\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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